¿Has
encargado un trabajo... y no lo han realizado correctamente?.
quizás te preguntes ¿Por qué no pueden
seguir unas insrucciones tan sencillas?¿Que les pasa
para no entenderme?.
Cuando un trabajo no se hace correctamente, la culpa no es
siempre de la persona que lo realiza. A veces el problema
está en cómo se dan las instrucciones. la próxima
vez que mandes hacer un trabajo, pregúntate a ti mismo:
¿Fué lo suficientemente clara y específica
mi explicación?. |
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| Algunos
mandos creen que lo único que tienen que hacer
es decir lo que necesitan y sus trabajadores lo harán
tal cual. Normalmente, esto no ocurre así. A
veces existe una gran diferencia entre lo que queremos
decir y lo que las personas entienden que decimos. |
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| ¿Como
puedes estar seguro de que lo que quieres decir es también
lo que ha entendido tu colaborador? Una manera es decir
las cosas de dos formas diferentes. Cuando se repiten
las instrucciones con otras palabras disminuyen las
probabilidades de equivocación.
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Para estar mas seguro de que tu colaborador comprende
la explicación que le has dado respecto al trabajo
solicitado, dale ejemplos, o mejor aún, muéstrale
lo que tiene que hacer. Explícale el trabajo
por pasos o fases, de ese modo las indicaciones son
mucho más claras.
Independientemente de lo clara que te parezca a ti una
orden, si la persona que la recibe no la entiende, significa
que no es suficientemente clara. Para averiguar si tus
instrucciones se comprendieron, pídele a la persona
que tienen que hacer el trabajo, que lo describa con
sus propias palabras. |
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A
veces los mandos dan por sentado que los trabajadores han
comprendido si no hacen preguntas, pero algunas personas tienen
miedo o no les gusta preguntar. Por lo tanto, no des por sentado
que todo se ha entendido. Haz tú preguntas para tener
totoal certeza.
Algunas veces las órdenes no se cumplen porque las
personas no se dan cuenta de su importancia. Por eso, es aconsejable
no sólo decir qué es lo que se quiere, sino
también el porqué se necesita.
Cuando las personas saben el porqué, es más
probable que hagan lo que se espera de ellas.
Aunque pienses que han comprendido tus órdenes, es
aconsejable averiguar si las están realizando correctamente.
Cuanto antes se descubren los errores, mejor. así es
más probable que el trabajo se realice com corresponde.
En una organización con un sistema de gestión
de acuerdo a los criterios de las Normas de calidad ISO 9000,
las instrucciones para realizar una tarea se recogen en documentos
revisados y aprobados por los responsables correspondientes.
Son las llamadas "INSTRUCCIONES DE TRABAJO"; del
mismo modo, la explicación de esas instrucciones de
trabajo o prácticas operativas, como tambien se las
conoce, pude darse y registrarse mediante las llamadas "Reuniones
de Grupo". Finalmente, la forma más efectiva
de descubrir posibles errores o deficiencias en el desarrollo
de un trabajo o proceso es mediante auditorias (en los casos
de mas entidad) o mediante "Observaciones de Trabajo"
o "Inspecciones de Trabajo" (en los casos particulares). |
REFLEXION: CON INSTRUCCIONES COMPRENDIDAS
CORRECTAMENTE ES MAS PROBABLE OBTENER LOS RESULTADOS DESEADOS |
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