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Tutoriales y Manuales

AUDITORÍAS INTERNAS
SISTEMAS DE CALIDAD
ISO 9000

NOTAS ORIENTATIVAS PARA
el Manual de Calidad

CUESTIONARIO SOPORTE

(Guía de realización con Notas de apoyo, notas orientativas y sugerencias de documentación)
 
4.2.2 Manual de Calidad

El auditor deberá comprobar que existe un Manual de Calidad que incluye:
El alcance del sistema y las exclusiones permitidas según el apartado 1.2 de la norma de referencia [(8)].
    8 Los auditores deberían hacer especial hincapié en el diseño y su justificación.
Procedimientos documentados o una referencia a los mismos.
Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema (Mapa de procesos) [(9)].
    9 Es posible que esta interacción se encuentre en algún documento fuera del Manual de Calidad, en estos casos los auditores deberían exigir que figurara, como mínimo, como anexo al mismo
¿Se dispone del Manual de Calidad y se ha distribuido? ¿Hasta qué nivel?

4.2.3 Control de los documentos

El auditor debe comprobar que estos requisitos se documentan en un procedimiento, que debe incluir:
La aprobación de los documentos antes de su edición.
El auditor deberá comprobar que:
Los documentos no se ponen en circulación sin previa aprobación por las funciones responsables de esta.
Los documentos se revisan y actualizan cuando es pertinente, incluida su reprobación.
La sistemática definida asegura la eficacia en la revisión y actualización de la documentación.
Se identifican los cambios y la versión vigente de los documentos.
Los documentos están disponibles en sus lugares de uso.
Los documentos de origen externo están identificados y controlados [(10)].
    10 Los auditores deberían hacer hincapié en los requisitos de los clientes y en los requisitos legales y reglamentarios.
Que se evita el uso no intencionado de documentos obsoletos.
    Aquí es, no sólo procedente sino también necesario para el cumplimiento de la norma, establecer un procedimiento para “CONTROL Y GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Verificar (cuando aplique) que de cada documento existe, al menos, el original en soporte papel, adecuadamente revisado y aprobado.
Verificar que los documentos están en los formatos adecuados, elaborados, revisados y aprobados por las funciones que corresponda.
Verificar que cada documento elaborado se ha sometido la revisión de todos aquellos responsables que tengan relación directa con la actividad a desarrollar.
Verificar que el distribuidor de un documento registra que todos los que figuran en la correspondiente lista de distribución han recibido dicho documento (Registro asociado al procedimiento de gestión y control de la documentación) ¿Se registra en el documento de control de distribución la fecha de devolución de las copias controladas?
Verificar que la distribución de documentos se hace en los formatos adecuados y se archivan los acuses de recibo.
Verificar que las modificaciones de un documento se identifican correctamente
Verificar que, cuando se realiza una modificación de un documento, el emisor retira y destruye la documentación obsoleta y conserva el original derogado, correctamente identificado (ANULADO) durante al menos 5 años o el tiempo reglamentariamente establecido.
Verificar que se dispone de todos los documentos vigentes se han distribuido a todos los afectados
Verificar que los documentos para fabricación (Instrucciones de trabajo, especificaciones, etc.) están debidamente identificados, fechados, aprobados y controlados. ¿Se revisan con la frecuencia indicada?
¿Se dispone documentos del sistema no controlados?
¿Se dispone de listados de todos los documentos del sistema en vigor que aplican?
¿Los documentos están en vigor?
¿Existen documentos con tachaduras o correcciones manuscritas?
Quien distribuye los documentos ¿Los prepara y los custodia?
¿Se distribuyen documentos por correo electrónico?¿Se archiva el acuse de recibo?
¿Se dispone de clave de acceso a documentos en red?
¿Existe listado de documentos externos?
Verificar que los distintos departamentos de diseño disponen del Manual de Pruebas y Criterios de Naciones Unidas.
¿Recopilan las Direcciones Comerciales las reglamentaciones aplicables a los productos a exportar?
Verificar si envían copia a la Dirección de Calidad.
Verificar que la Dirección de Compras ha solicitado a cada proveedor las instrucciones o fichas de utilización, fichas de datos de seguridad, mantenimiento, almacenamiento, caducidad etc. de cada producto suministrado y las ha distribuido a todos los afectados.

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Índice de este cuestionario soporte para auditorías de calidad
 


tema escrito por: José Antonio Hervás