¿Has encargado un trabajo... y no lo han realizado correctamente?. quizás te preguntes ¿Por qué no pueden seguir unas insrucciones tan sencillas?¿Que les pasa para no entenderme?.

Cuando un trabajo no se hace correctamente, la culpa no es siempre de la persona que lo realiza. A veces el problema está en cómo se dan las instrucciones. la próxima vez que mandes hacer un trabajo, pregúntate a ti mismo: ¿Fué lo suficientemente clara y específica mi explicación?.

Algunos mandos creen que lo único que tienen que hacer es decir lo que necesitan y sus trabajadores lo harán tal cual. Normalmente, esto no ocurre así. A veces existe una gran diferencia entre lo que queremos decir y lo que las personas entienden que decimos.

¿Como puedes estar seguro de que lo que quieres decir es también lo que ha entendido tu colaborador? Una manera es decir las cosas de dos formas diferentes. Cuando se repiten las instrucciones con otras palabras disminuyen las probabilidades de equivocación.

Para estar mas seguro de que tu colaborador comprende la explicación que le has dado respecto al trabajo solicitado, dale ejemplos, o mejor aún, muéstrale lo que tiene que hacer. Explícale el trabajo por pasos o fases, de ese modo las indicaciones son mucho más claras.

Independientemente de lo clara que te parezca a ti una orden, si la persona que la recibe no la entiende, significa que no es suficientemente clara. Para averiguar si tus instrucciones se comprendieron, pídele a la persona que tienen que hacer el trabajo, que lo describa con sus propias palabras.

A veces los mandos dan por sentado que los trabajadores han comprendido si no hacen preguntas, pero algunas personas tienen miedo o no les gusta preguntar. Por lo tanto, no des por sentado que todo se ha entendido. Haz tú preguntas para tener totoal certeza.

Algunas veces las órdenes no se cumplen porque las personas no se dan cuenta de su importancia. Por eso, es aconsejable no sólo decir qué es lo que se quiere, sino también el porqué se necesita.

Cuando las personas saben el porqué, es más probable que hagan lo que se espera de ellas.

Aunque pienses que han comprendido tus órdenes, es aconsejable averiguar si las están realizando correctamente. Cuanto antes se descubren los errores, mejor. así es más probable que el trabajo se realice com corresponde.

En una organización con un sistema de gestión de acuerdo a los criterios de las Normas de calidad ISO 9000, las instrucciones para realizar una tarea se recogen en documentos revisados y aprobados por los responsables correspondientes. Son las llamadas "INSTRUCCIONES DE TRABAJO"; del mismo modo, la explicación de esas instrucciones de trabajo o prácticas operativas, como tambien se las conoce, pude darse y registrarse mediante las llamadas "Reuniones de Grupo". Finalmente, la forma más efectiva de descubrir posibles errores o deficiencias en el desarrollo de un trabajo o proceso es mediante auditorias (en los casos de mas entidad) o mediante "Observaciones de Trabajo" o "Inspecciones de Trabajo" (en los casos particulares).